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Inventário Permanente

O que é o sistema de inventário permanente?

Este sistema consiste numa necessidade permanente de controlar os produtos da empresa, tendo em conta a sua natureza, quantidade e custos unitários ou globais. Este controlo visa dotar as empresas da capacidade de estabelecerem uma correspondência entre as contagens físicas efetuadas aos armazéns e os respetivos registos contabilísticos.
Na realidade, a implementação deste sistema pode ser de caráter obrigatório para algumas empresas, caso estas cumpram determinados requisitos fiscais. O Decreto de Lei n.º 98/2015 trouxe algumas alterações no que respeita à obrigatoriedade das empresas adotarem o sistema de Inventário Permanente.

Sou obrigado a fazer o inventário permanente?

Só é obrigado a fazer o inventário permanente, caso cumpra dois dos seguintes requisitos referentes ao período fiscal anterior:

Balanço superior a 350.000 euros;
Volume de Negócios superior a 700.000 euros;
Se tiver mais de 10 funcionários.

Se num determinado ano não atingir estes limites?

Para que uma entidade volte a ser dispensada da obrigatoriedade do inventário permanente, deverá durante o período de dois anos consecutivos, não ultrapassar dois dos três limites anteriormente mencionados.

Qual é a diferença entre o inventário permanente e o inventário intermitente?

O sistema de inventário permanente possibilita o conhecimento a qualquer momento, sobre todos os detalhes da gestão de stocks da sua empresa. É possível determinar com maior rigor o gasto de cada mercadoria, a margem de lucro na venda de produtos, o desvio de stock entre o que está contabilizado e o que realmente existe nos armazéns, qual o peso do inventário na contabilidade, etc…
O inventário intermitente é feito periodicamente, sem necessidade de regras quanto à sua periocidade e sem a preocupação de exercer um controlo de stock mais exaustivo, pois muitos destes valores são apurados apenas no ato da inventariação, sem grande rigor quanto aos preços de custo médio dos artigos ou desvios de stocks registados.

Posso optar por um sistema de inventário permanente mesmo não sendo obrigado?

Mesmo que uma entidade não seja obrigada a adoptar por este sistema, existe sempre a possibilidade de implementa-lo de forma voluntária. Isto acontece, porque muitas empresas têm a necessidade de exercer um controlo mais profundo sobre os inventários, mesmo que não sejam obrigadas a isso, existem inúmeras vantagens em querer elevar o patamar de controlo, detalhando todas as operações relacionadas com stocks.

Com este sistema sou obrigado a comunicar o inventário à Autoridade tributária?

Devemos esclarecer aqui, um ponto muito importante, desmistificando a confusão de muitos utilizadores que misturam dois conceitos completamente diferentes. Uma coisa é a necessidade ou a obrigação das entidades adotarem por este sistema de inventário, porque disso necessitam para um maior rigor comercial ou contabilístico. Outra coisa bem diferente é o cumprimento da obrigação fiscal de comunicar o inventário à Autoridade Tributária, no inicio de todos os anos. Não é pelo facto de adoptar um método de gestão de inventários diferente que me leva a ter outro tipo de obrigações fiscais, antes pelo contrário, porque a comunicação de inventários deve ser feita apenas com base no que está escrito no Decreto de Lei n.º 28/2019. O sistema de inventariação que as empresas devem adoptar internamente, é outro aspeto completamente diferente e que a legislação aborda, através do Decreto de Lei n.º 98/2015.

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Comunicar o Inventário

Quem está obrigado a entregar o inventário?

Pessoas singulares ou coletivas;
Contabilidade organizada;
Sede, estabelecimento estável ou domicilio fiscal em Portugal;
Sem limitação quanto ao volume de negócios (até 2021 aplicava-se apenas a entidades com volume de vendas superior a 100 mil euros)

Qual é o prazo de entrega do Inventário?

Se o período de tributação coincidir com o ano civil, então, nesse caso o inventário deverá ser entregue até ao dia 31 de janeiro, indicando o inventário existente até à data de 31 de Dezembro do ano anterior. No caso do período fiscal não coincidir com o ano civil, o inventário deve ser comunicado até final do mês seguinte à data a que respeita o término do período fiscal.

O que é comunicado no Inventário?

O contribuinte da empresa ou entidade que procede ao inventário;
A versão do ficheiro inventário;
O período fiscal a que se refere o inventário;
A data de emissão do inventário correspondente ao último dia do período fiscal;
Todos os artigos que fazem parte do Inventário, através dos seguintes dados: a categoria do artigo, o nome do produto, o código interno ou o código de barras do mesmo, a quantidade de stock e a unidade de medida.

Como posso comunicar o meu inventário?

A comunicação do inventário deve ser feita através do portal do “E-Fatura”, selecionando a respetiva opção para entrega do ficheiro que há de ser exportado do seu software de faturação. Se pretender comunicar o Inventário enviando mais do que um ficheiro, deverá proceder à submissão de todos os ficheiros em simultâneo. Caso envie novamente um novo ficheiro de inventário referente ao mesmo período fiscal, este anulará a declaração efetuada anteriormente. 
As empresas que não tenham qualquer existência e que estejam obrigadas por lei a comunicar o Inventário, deverão aceder à mesma plataforma, mas neste caso, deverão indicar a opção “Não possuo existências”.

De que formas poderei corrigir o meu inventário?

Como proceder ao Inventário:

Como fazer acertos de stock: